وفي الاجتماع الذي ترأسه عضو لجنة المهرجان العليا منسق الفعاليات بوادي حضرموت المهندس /  صالح يسلم بازقامه و بحضور القائم بأعمال رئيس مكتب مؤتمر حضرموت الجامع بوادي حضرموت عضو اللجنة العليا للمهرجان المحامي / صبري عمر مسعود، تم مناقشة جملة من القضايا والترتيبات للمشاركة في تلك الفعاليات .
ودعا الاجتماع المواطنين الراغبين في المشاركة بالتواجد الساعة الخامسة والنصف إلى الساعة  السادسة بعد فجر يوم السبت للتحرك الى موقع المهرجان بمنطقة رأس حويرة مع توفير المواصلات للمشاركين , حيث سيتم التحرك الساعة السادسة كلا بمديريته،بحسب المواقع التالية :
( سيئون / امام قصر سيئون ) , ( السوم / الساحة العامة ) , ( تريم / ساحة الشهيد البر ) , ( ساه / أمام مكتب البريد ) , ( القطن / أمام عمارة بن شريشر ) , ( حورة / أمام مجمع الدوائر ) , ( عرض آل بن مخاشن / أمام محلات بن مخاشن التجارية ) , ( وادي العين / أمام ثانوية الهشم ) , ( حريضة / أمام بريد حريضة ) , ( عمد / أمام مدرسة عمد ) , وما تبقى من مديريات الوادي سيتم الإعلان عن تجمعات المشاركين من قبل منسقيهم .
واختتم الاجتماع بدعوة المواطنين والشباب بمختلف مكوناتهم وشرائحهم وفئاتهم بالمشاركة الفاعلة لإنجاح هذا الحدث