وفي بداية الاجتماع أشار الأستاذ سالم مبارك باعارمة مدير إدارة التربية والتعليم بدوعن رئيس لجنة الأنشطة إلى أهمية إقامة الأنشطة اللاصفية واختيار المدارس الفائزة للمشاركة في الأنشطة التي ستقام في المحافظة على مستوى مديريات الساحل .
وتم إقرار تشكيل لجان للاشراف على الأنشطة بعد أن أستعرض رئيس قسم الأنشطة الأستاذ علي محمد دغاش خطة تنفيذ الأنشطة والمدارس المشاركة  وتحديد يومي الأثنين والأربعاء ال 8  وال 10 من فبراير موعد لتنفيذها بمجمع السيدة خديجة بالجحي .