عقدت اللجنة العلمية ( لمؤتمر التنمية المستدامة حضرموت نموذجا) اجتماعها الاول يوم الاحد الموافق 2023/1/15 لوضع الترتيبات اللازمة لعقد المؤتمر وتم خلال الاجتماع الذي عقد بمقر مبادرة ساعد للتنمية المستدامة وضع اهم النقاط التي تهتم بآلية وكيفية تقييم الاوراق العلمية المشاركة في المؤتمر .
حيث تم الاتفاق على تشكيل لجنة لصياغة محاور المؤتمر على ان تصاغ الاسبوع القادم مكونة من :
1- د/ رزق الجابري
2- د/ لمياء بن صنه
3- د/ صقر الجوهي
4- د/ عبد الله بن ثعلب
وكما تم خلال الأجتماع تكليف الاعلامية هدباء اليزيدي مسؤول الاعلام والتواصل باللجنة العلمية وتكليف الدكتورة عائدة باحارثة مقرر اللجنة.
ومما دار في أثناء الاجتماع تحديد الوقت التنفيذي لأعمال اللجنة العلمية لمراجعة ودراسة الاوراق العلمية المشاركة وتم الاتفاق على إعداد بروشور وتحديد محتواه والشعار الخاص بالمؤتمر تحت شعار  (مؤتمر التنمية المستدامة حضرموت نموذجا).