وجرى في الاجتماع الذي أشرف عليه ممثل إدارة الجمعيات والاتحادات بمكتب وزارة الشئون الاجتماعية والعمل بوادي حضرموت الأخ / عيضة عُـبّـد / وبحضور 61 من أعضاء الجمعية العمومية للمنتدى .. جرى استعراض ومناقشة وإقرار مشروع النظام الأساسي للمنتدى مع الملاحظات الواردة عليه .
وجرت عملية الانتخاب في جوٍ ديمقراطي حر وبروح أخوية صادقة عكست المستوى الثقافي لأعضاء المنتدى وحرصهم على الإسهام في الحفاظ على بعض من أوجه الحضارة الإنسانية للأجيال المتعاقبة على مر العصور من سكان هذه المنطقة .
وفي افتتاح الاجتماع أعطى رئيس فرع إتحاد الأدباء والكتاب اليمنيين بوادي حضرموت رئيس اللجنة التحضيرية للمنتدى الأخ على أحمد بارجاء صورة عن الإجراءات التي سبقت انعقاد الاجتماع، معربا عن أمله في أن يسهم المنتدى في الحفاظ على كافة أشكال التراث التي تزخر بها مديرية سيئون أكانت في أعلام الفنون التراثية من شعراء ومغنيي الدان الحضرمي ومحبي وعشاق الرقصات والأهازيج الشعبية أو في المحافظة على المعالم التاريخية الأثرية باعتبارها شواهد حية لحضارة الإنسان في هذه المنطقة .  
من جانبه أثنى عضو المجلس المحلي بمديرية سيئون رمضان عوض بن صيده على الجهود التي بذلت من قبل اللجنة التحضيرية لتأسيس هذا الكيان الثقافي .. متمنيا من الهيئة الإدارية للمنتدى الانطلاق نحو تحقيق أهدافه الرامية المحافظة على الكنوز التراثية لمختلف فنون الموروث الشعبي .
واستعرض عضو اللجنة التحضيرية أمين عام المنتدى فؤاد عبدالله عميران بعض المساعدات التي قدمها عدد من المهتمين في سبيل إشهار هذا المنتدى وتثبيت وجوده في الساحة للمساهمة مع الجهد الرسمي للمحافظة على الموروث الثقافي بشتى ألوانه .
وفي ختام الاجتماع شكر رئيس الهيئة الإدارية للمنتدى ربيع سعيد باجبير كل الجهود التي بذلت على طريق تأسيس هذا المنتدى داعيا كل المهتمين بالشأن الثقافي الإسهام إلى جانب قيادة المنتدى من أجل إبراز تراثنا للأجيال لتتعرف على ما خلده أجدادهم وآبائهم من موروث يستحق كل الاهتمام والرعاية والتطوير مع الحفاظ على الأصالة .
حضر الاجتماع مدير عام إذاعة سيئون عضو إتحاد الأدباء والكتاب اليمنيين بوادي حضرموت الأستاذ/ أحمد محفوظ بن زيدان، ورئيس لجنة حافة السحيل للألعاب الشعبية بسيئون المقدم سالم عبيد بازهير، وعدد من المهتمين بالشؤون الثقافية.