ويعقد المؤتمر لمدة يومين بمشاركة 2000 مشارك من أعضاء المجالس المحلية على مستوى المحافظة والمديريات، وأعضاء المكتبين التنفيذيين في الساحل والوادي والصحراء، وأعضاء مجلسي النواب والشورى والقيادات الإدارية المدنية والأمنية والعسكرية، وممثلي فروع الأحزاب والتنظيمات السياسية ومنظمات المجتمع المدني والشخصيات الإجتماعية بالمحافظة.
وقد أكد محافظ حضرموت سالم أحمد الخنبشي أن المؤتمر يشكل تظاهرة سياسية كبيرة يشترك فيها نخبة المجتمع المحلي، علاوة على كونه محطة نقاش واسعة لتقييم تجربة الحكم المحلي خلال السنوات الثمان الماضية ولتحديد آفاق المستقبل للإنتقال إلى الحكم المحلي واسع الصلاحيات.
وقال المحافظ لوكالة الأنباء اليمنية (سبأ) "إن إنعقاد هذا المؤتمر سيتوج الإحتفالات الكبيرة والمتميزة التي شهدتها المحافظة بالعيد الوطني الـ 19 للجمهورية اليمنية 22 مايو .
وأشار الخنبشي إلى أن كافة الإجراءات الخاصة بانعقاد المؤتمر قد استكملت بما فيها اللجان المختصة لمناقشة الوثائق التي ستقدم إلى المؤتمر بما يحقق الخروج بقرارات وتوصيات هادفة وعملية.
ونوه إلى أن المؤتمر، سيقف أمام عدد من الوثائق الأساسية، منها التقرير العام ورؤية واستراتيجية الحكم المحلي وتقرير عن الإنجازات والتنمية في حضرموت .
إلى ذلك أوضحت وثيقة " إنجازات حاضرة لتنمية مستديمة بمحافظة حضرموت" وهي واحدة من الوثائق التي ستقدم إلى المؤتمر، أن المشروعات المنجزة في المحافظة خلال الفترة من 2003-2008م بلغت 1.858 مشروعاً تنموياً وخدميا بكلفة 309 مليارات و687 مليون و438 ألف ريال، وتأتي في المركز الأول بين محافظات الجمهورية في عدد المشاريع المنفذة.
فيما أشار التقرير العام الذي سيقدم من قيادة السلطة المحلية إلى المؤتمر، إلى أن نسبة التجديد في المجلس المحلي بالمحافظة في دورته الإنتخابية الثانية بلغت 66 في المائة، حيث تم إنتخاب 20 عضواً جديداً، إلى جانب إنتخاب عشرة أعضاء من المجلس السابق .