وجرى في الاجتماع الذي ضم وكيل المحافظة المساعد لشئون الوادي والصحراء فهد صلاح الأعجم، ومدير عام مديرية تريم رئيس المجلس المحلي محمد برك التميمي، ومدير عام مكتب وزارة الثقافة بوادي حضرموت أحمد عبدالله بن دويس، وعدد من مديري مكاتب فروع الوزارات والمؤسسات والهيئات والمصالح الحكومية بوادي حضرموت تدارس الفعاليات الخاصة بهذه التظاهرة الثقافية النوعية التي من شأنها إبراز مدينة تريم بمظهر يليق بمكانتها العلمية والثقافية بوصفها عاصمة للثقافة الإسلامية للعام 2010م . 
وأكد الوكيل عمير ضرورة العمل بوتيرة عالية خلال الفترة المتبقية من العام الجاري، موجهاً كافة المرافق الخدمية والأجهزة التنفيذية  بوادي حضرموت تسخير كامل إمكانياتها لإنجاز المهام الموكلة إليها على صعيد البنية التحتية لمدينة تريم واستكمال التجهيزات الفنية الخاصة بها و ترميم بعض المعالم الأثرية فيها ، إضافة إلى الاهتمام بالنظافة العامة والإنارة  والتشجير وتزيين مداخل المدينة، على أن ترفع تلك المرافق تصوراتها الأولية عن مستوى أدائها في موعد أقصاه ثلاثة أيام .
 كما وجه وكيل المحافظة بتشكيل لجان تحضيرية فرعية متخصصة تعمل على المتابعة الميدانية لتنفيذ الأعمال اليومية تحت إشراف السلطة المحلية ومكتب الثقافة بالوادي والمجلس المحلي بمديرية تريم ، و كذا إصدار كتيب تعريفي عن تاريخ مدينة تريم ودليل سياحي عن أهم معالمها ليتم توزيعهما على الوفود والشخصيات المشاركة في الفعاليات .   
كما أكد وكيل محافظة حضرموت لشؤون الوادي والصحراء أيضاً على أهمية تفاعل ومشاركة كافة الفعاليات والأطر الأهلية ومنظمات المجتمع المدني والاتحادات الإبداعية والمراكز والمنتديات الثقافية وقطاع الشباب في هذه المناسبة الوطنية التي ينظر إليها العالم الإسلامي باهتمام كبير.