حيث بدأ الاجتماع بآي من الذكر الحكيم ثم ألقى رئيس الجمعية كلمة ترحبيه تتطرق فيها إلى أهمية إنشاء هذه الجمعيات الخيرية التي يرتبط نشاطها بحياة المجتمع من خلال تقديم الأعمال الخيرية في شتى المجالات بهدف خدمة كل شرائح المجتمع.. كما استعرض التقرير الإداري عن نشاط الجمعية للفترة من 2008م الى 31/12/2011م وأبرز نشاطات الجمعية و علاقاتها بمنظمات المجتمع المدني الأخرى كما تتطرق التقرير الى حصول الجمعية على الدعم المادي لتنفيذ بعض المشاريع الخيرية ومن تلك حصول الجمعية على حافلتين صغيرتين سعة ( 15 راكب ) من احد فاعلي الخير من أبناء المنطقة المغتربين بدولة الإمارات والتي تم تأجيرها على شركة النفط توتال للاستفادة من دخلها في نقل طالبات الثانوية كما تتطرق التقرير الى ما أنفقته الجمعية خلال تلك الفترة 2008م -2012م في المشاريع الخيرية حيث بلغ حجم الإنفاق ( 17مليون و244 إلف و385 ريال ) كما تتطرق التقرير ايضاً الى الجهات تقدم الدعم للجمعية محلياً من أبناء المنطقة وهو تقديم قطعة ارض هبه لبناء مقر للجمعية وغيرها وخارجياً من أبناء المنطقة المتواجدين في المهجر متمنياً ان يكون ذلك الدعم في ميزان حسناتهم عند الله بالإضافة الى دعم مكتب الشئون الاجتماعية والعمل بوادي حضرموت والمشروع الاقتصادي لتنمية المدن التاريخية فرع شبام ( GIZ  ) والذي أسهم ذلك الدعم في تنفيذ المشاريع الخيرية في المنطقة في مختلف مجالاتها.
كما استعرض التقرير المالي للجمعية قدمه الأخ / سعيد احمد بامقاء المسئول المالي للجمعية والذي تتطرق فيه الى النشاط المالي للجمعية حيث ضم التقرير المالي الواردات والمصروفات للجمعية منذو التأسيس في 1997م وحتى عام 2007م حيث بلغ الإيرادات لهذه الفترة ( 27 مليون و333الف و 750 ريال ) كما بلغت الصرفيات ( 27 مليون و168 إلف و 150 ريال ) والتي تم صرفها في عدد من المشاريع الخيرية بمنطقة وادي بن علي كما تتطرق التقرير الى إيرادات الجمعية والمصروفات للفترة من 2008م إلى 31/12/2011م والمقدم الى الاجتماع الانتخابي للمناقشة حيث بلغت تلك الإيرادات المحصلة للجمعية كدعم ( 17 مليون و270 ألف 2450 ريال ) تتمثل في دعم عدد من المشاريع الخيرية للمنطقة وهي كالتالي :-
1.    دعم الطالب الجامعي والثانوي             1.218.450 ريال .
2.    مشروع السلة الغذائية                4.621.200 ريال     .
3.    مشروع إكرامية شهر رمضان وكفالة يتيم        3.827.160 ريال .
4.    مشروع الأضاحي وإكرامية العيد            2.000.100 ريال .    
5.    مشروع إعمار مسجد                    1.500.000 ريال .
6.    مشروع بناء مقر للجمعية                2.082.900 ريال .
7.    مشروع دعم نقل الطالبات الى الثانوية شبام        150.000 ريال .
8.    مشروع التأهيل ( GIZ )                61.000 ريال .
9.    الدعم العام                         1.809.340 ريال
الإجمالي العام للدعم                     17.270.450 ريال                        

كما أظهر التقرير مصروفات الجمعية على عدد من المشاريع لتلك الفترة والذي اظهرها على النحو التالي
1.    مشروع دعم الطالب الجامعي والثانوي       1.386.500 ريال .
2.    مشروع السلة الغذائية            4.672.230 ريال .
3.    مشروع إكرامية رمضان وكفالة يتيم                3932350 ريال
4.    مشروع الأضاحي وإكرامية العيد                      1894100ريال
5.    مشروع إعانة مريض                                            555000ريال
6.    مشروع دعم المدارس                                            321000ريال
7.    مشروع رواتب الأطباء والمعلمين عدد2          335000ريال
8.    مشروع شراء حاسوب للجمعية                       159000ريال
9.    مشروع إعمار مسجد بعرض الرجيفه         1500000ريال
10.    مشروع تأهيل دورة الجبس                          61000ريال
11.    مشروع بناء مقر الجمعية                           2350520ريال
12.    مشروع تسير إعمال الجمعية                   122485ريال
الإجمالي العام للمصروفات                     17244385ريال
كما أشار المسؤل المالي الى انخفاض الدعم عن الفترة ألسابقه ونأمل من إخواننا المغتربين وفاعلين الخير رفد الجمعية بالدعم بهدف الاستمرارية في مواصلة تقديم عمل الخير والإحسان في مختلف  مجالات العمل الخيري لأبناء المنطقة
بعد ذلك تم الانتقال الى التقرير لجنة الرقابة والتفتيش والذي قدمه الأخ/سعيد عبد الله الجابري رئيس اللجنة حيث أشار التقرير الى ان عملية الصرف لهذه المبالغ جرت بالشكل القانوني والطرق الصحيحة بحسب السندات المالي التي استخدمت في صرف المبالغ على تلك المشاريع الخيرية التي استفاد منها أبناء المنطقة بعد ذلك ابدء الحاضرون ملاحظاتهم على كل التقارير وتمت المصادقة عليها بالإجماع 00000
وفي ختام الاجتماع فتح باب الترشيح لانتخاب هيئه إداريه جديدة لتسير إعمال الجمعية مستقبلا حيث تم انتخاب هيئه إداريه جديدة مكونه من سبعه أعضاء على النحو التالي( 1) الأخ/ حسين علي الجابري  رئيسا  2) الأخ/ صالح حسن السعدي أميننا عاما(  3) سعيد احمد بامقاء مسؤلا ماليا( 4) الأخ/سالم حسين الحامد علاقات عامه( 5) الأخ/برك عوض الجابري الشؤون الاجتماعية 6) الأخ /عبدالله صالح وهلان  عضوا 7) الاخ/فائز جعفر الجابري عضوا
كماتم انتخاب لجنة الرقابه والتفتيش برئاسة الأخ/ علي عوض سيلان وعضوية الأخوين حسين عبدالله الجابري وسعيد عبدالله الجابري بعد ذلك إلقاء الأخ/ حسين علي الجابري رئيس الجمعية المنتخب كلمه شكر فيه الجميع على منحه الثقة لإدارة العمل الخيري بالجمعية مؤكد لهم انه سوف يعمل بكل تفاني وإخلاص في  الجمعية بهدف تطوير العمل الخيري في المنطقة بمختلف جمالته التي تهدف تكون سببا في تفريج كربه اوكشف غمه عن مريض اومحتاج من أبناء المنطقة اوغيره داعيا الجميع من المغتربين والمواطنين تقديم  أنواع الدعم للجمعية  بهدف استمرارية نشاطها الخيري في المنطقة  
حضر الاجتماع الاخ عيظه عبد ممثل مكتب فرع وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل بالوادي والصحراء والاخ/ مرعي بدر الجابري عضو المجلس المحلي بمديرية شبام حضرموت.