وافتُتِح الاجتماع بكلمة ترحيبه  للإستاذ عمر حسن الرشيدي عضو اللجنة التحضيرية بالاتحاد رحب فيها بالحاضرين من رؤساء الفرق وشاكرا تلبيتهم للدعوة الحضور ومثمناً دور مكتب الشؤون الاجتماعية والعمل في إعطائهم ترخيص تكوين الاتحاد.
وأضاف "الرشيدي"أن هذا الاجتماع سيتمحور في عدة نقاط ومحاور أساسية"اولاً"استعراض الفكرة من أنشأ الاتحاد والهدف منها"ثانياً" تشكيل اللجنة التحضيرية المعتمدة من الشؤون الاجتماعية "ثالثاً"التحضير للاجتماع التأسيسي القادم "رابعاً"مناقشة أبرز المقترحات والمشاكل التي تعاني منها الفرق.
حاضر فيها الأستاذ "محمد محقوص" المكلف من قبل اللجنة التحضيرية للاتحاد ودعاء فيها كل الفرق بالتماسك والالتفاف بجانب الاتحاد للوقوف مع السلطه في الحفاظ على التراث الحضرمي من الاندثار والحفاظ على حقوق الراقصين وضمان لهم حق المشاركات في الاحتفالات الوطنية وفي الماحافل الدولية.
وفي ختام الاجتماع خرجت اللجنة بعده قرارات بعد الموافقة عليها من قبل رؤساء الفرق "اولاً" اعتماد اسم اتحاد الفرق الشعبية للتراث الحضرمي "ثالثاً"اعتماد اللجنة التحضيرية والتاليه أسمائهم: عمر حسن الرشيدي ومحمد سليمان باحمادي وصلاح أحمد بامسطول وخالد عبدالله باكيلي وزاهر عبدالله الديسي و"ثالثا " التهيئة للاجتماع التأسيسي القادم .
حضر الاجتماع رؤساء الفرق الشعبية والأستاذ "جعفر الرباكي" والأستاذ" جلال محقوص" وعدداً من المهتمين بالجانب الفني والرقص الشعبي التراثي.