وترأس الاجتماع الأمين العام للجمعية الدكتور /أحمد صالح خرد لمناقشة أهم الترتيبات اللازمة استعدادا للعاصفة المدارية والتخفيف من آثارها حيث تم وضع العديد من الملاحظات والمقترحات من قبل الحاضرين حول آلية تشكيل لجان تحسبا لأي طارئ اضافة إلى الاستفادة من التجارب السابقة للجمعية.
وتمخض عن الاجتماع تشكيل عدة لجان وهي:
1- غرفة عمليات الإغاثة وتضم أعضاء الهيئة الإدارية والأمين العام وعدد من منتسبي الجمعية ومندوبيها.
2- لجنة حصر البيانات وحصر الأضرار.
3- لجنة نقل المياه وتوزيعها. 4-لجنة المساعدات الغذائية.
5- لجنة المساعدات الطبية.
6- لجنة الإيواء.
7- اللجنة الإعلامية.
يشار إلى أن الجمعية الإسلامية تعد من أوائل الجمعيات العاملة في حضرموت في مجال العمل الانساني والخيري ولديها تجارب سابقة في مجال الإغاثة والاسكان من خلال مشاركتها في أعمال الإغاثة خلال كارثة السيول 2008م ، وإعصار تشابلا اضافة إلى إغاثة نازحي الحروب والصراعات.