وكرس اللقاء الذي حضره وكلاء المحافظة عوض عبدالله حاتم والمهندس/ فهد سعيد المنهالي والوكيل المساعد علي عمر باهيصمي وأعضاء الهيئة الإدارية للمجلس المحلي بالمحافظة لوضع الترتيبات للإعداد والتحضير الجيد واستعراض أسماء أعضاء اللجان الفرعية وفق ما جاء في قراري مجلس الوزراء رقم (417) لعام 2008م بشأن انعقاد المؤتمرات الفرعية للسلطة المحلية بأمانة العاصمة والمحافظات وكذا قرار وزير الإدارة المحلية رقم (205) لسنة 2008م بشأن النظام الداخلي للمؤتمرات الفرعية للسلطة المحلية بأمانة العاصمة والمحافظات ونظام عملها .
وقد نصت هذه القرارات بتشكيل سبع لجان فرعية في كل محافظة وهي اللجنة الإشرافية ولجنة صياغة التقرير العام ولجنة أداء الوحدات الإدارية ولجنة الإعلام والسكرتارية والاستقبال واللجنة المالية وتحديد أسمائها وآلية التنفيذ والمهام الموكلة إليها .
وأكد الأمين العام نائب رئيس اللجنة الإشرافية على ضرورة تضافر الجهود والاستفادة القصوى من الفترة المحددة لانعقاد المؤتمر الفرعي بالمحافظة في مايو القادم وتكاتف جهود أعضاء اللجان بروح الفريق الواحد في تنفيذ كافة المهام الموكلة إليهم بهدف إنجاح الإعداد والتحضير الجيد لهذا المؤتمر . داعياً لجنتي إعداد التقرير العام بأن يشمل التقرير تقييم تجربة السنوات الماضية لعمل المجالس المحلية ودورها في عملية التنمية ولجنة تقييم أداء الوحدات الإدارية وعكس الوحدات النشطة في عمل المجالس المحلية بهدف تكريم هذه الوحدات .