وفي الاجتماع الذي ترأسه الأخ / إبراهيم احمد الحبشي المدير العام لمكتب وزارة الشباب والرياضة رئيس اللجنة أعطى رئيس اللجنة الحضور صورة متكاملة عن العملية الانتخابية من خلال الدليل الإرشادي والنظام الأساسي للأندية وتم التطرق إلى الجوانب الإجرائية والتنفيذية للدورة الخامسة ..
وبعد مناقشات بين اللجنة والأندية الحاضرة تم الاتفاق على إقرار البرنامج الزمني للدورة الانتخابية على أن تعقد الاجتماعات الانتخابية على النحو الأتي :
الأربعاء 25 ابريل 2012 نادي المكلا
الجمعة 27 ابريل 2012 نادي أهلي الغيل
الأحد 29 ابريل 2012 نادي هلال فوه
الثلاثاء 1 مايو 2012 نادي شعب حضرموت
الخميس 3 مايو 2012 نادي قصيعر
الجمعة 4 مايو 2012 نادي التضامن
الاثنين 7 مايو 2012 نادي دوعن .