في بداية الاجتماع القي المحامي منتصر المومني كلمة رحب من خاالها بالوفود العربية المشاركة مضيفاً ان اتحاد اللعبة اعد ملعباً بديلاًللتعامل مع الظروف الجوية السائدة وقت الحدث وهوقلعة السلط للفروسية بمنطقة دير علاءبنادي البشارات واضاف قائلاً ان البطولة جاءت في بداية العام الجديد
وبعد ذلك تم تشكيل قوام اللجان الاساسية ومنها لجنة الاحتكام برئاسة الرائد رائد ابوعينين ولجنة الحكام برئاسة الاستاذ حاتم الصدفي
وبعد تم مناقشة اللائحة الفنية للبطولة وقد تم مناقشتها واقرارها من قبل الوفود المشاركة
ويتضمن برنامج فعايات البطولة السباقات التالية
1-سباق فئة الرجال 20سنة او اكثر لمسافة 10كم وينطلق السباق عند الساعة الواحدة30دقيقة
2-سباق فئة السيدات 20سنة او اكثر لمسافة10كم وينطلق السباق عند الساعة الثانية عشر و40دقيقة
3-سباق فئة الشباب تحت20سنة لمسافة8كم وينطلق السباق عند الساعة 12تماماً
4-سباق فئة الشابات تحت 20سنةلمسافة 6كم وسينطلق السباق عند الساعة 11 والنصف
5-سباق فئة الناشئين تحت 18سنةلمسافة 6كم وينطلق السباق الساعة 11تماما
6-سباق فئة الناشئات تحت 18سنة لمساف
ة 4كم وينطلق السباق الساعة العاشرة والنصف
ويسمح  بتسجيل ثمانية لاعبين لكل فريق يشارك منهم سته لاعبين في السباق وتحتسب نتجة افضل اربعة لاعبين فقط  وتمنح الفرق الثلاثة الاولي ميداليات وشهادات تفوق  كما يمنح اللاعبون السته الاوائل في الفردي ميداليات  وشهادات تقديرً